De procedure van opstarten en indienen van (WMO-plichtig) klinisch onderzoek met geneesmiddelen gaat veranderen. Eind januari 2022 zal de Clinical Trial Regulation (CTR, EU verordening betreffende klinische proeven met geneesmiddelen voor menselijk gebruik 536/2014) van kracht worden, met als doel het vereenvoudigen en versnellen van klinisch geneesmiddelenonderzoek binnen de Europese Unie.

Wat betekent deze nieuwe Clinical Trial Regulation (CTR)? Er zijn veranderingen in de procedure Lokale Haalbaarheid, indiening voor medisch-ethische toetsing en publicatie van onderzoek. DORP heeft de relevante informatie, inclusief een tabel met websites, voor met name onderzoekers die investigator initiated trials opzetten en daarmee de rol van sponsor/verrichter hebben, op een rij gezet.

Om onderzoekers in Nederland voor te bereiden op de komst van de CTR heeft de DCRF samen met de CCMO de Procedure Lokale Haalbaarheid ontwikkeld. De nieuwe procedure, die gaat gelden voor al het WMO-plichtige onderzoek, zorgt ervoor dat lokale haalbaarheid in deelnemende instellingen geregeld moet zijn vóórdat het onderzoeksdossier wordt ingediend bij de toetsingscommissie, i.p.v. daarna zoals nu nog gebeurt. Een positief gevolg hiervan is dat er na goedkeuring van de toetsingscommissie spoedig een initiatie plaats kan vinden waarna de eerste patiënt geïncludeerd kan worden. Een uitgebreide toelichting is te zien in deze video (vanaf 13:25 min) en slides (gele balk, vanaf slide 10) van de DCRF. Ook is er een overzicht met FAQ samengesteld.

DORP heeft een webinar gegeven over de Procedure Lokale Haalbaarheid en VGO. De hand-outs vind je hier:

Het doel van de nieuwe procedure is het reduceren van de opstart tijd en vereenvoudigen van klinische studies, zodat de inclusieperiode maximaal benut kan worden en patiënten eerder kunnen profiteren van de laatste wetenschappelijke ontwikkelingen. Met het aanpassen van de RET (Richtlijn Externe Toetsing) door de CCMO wordt het gebruik van de VGO vanaf 1 november 2021 verplicht voor geneesmiddelonderzoek. Voor het overige WMO-plichtige onderzoek zal de verplichting van de VGO in 2022 gefaseerd worden ingevoerd. Het blijft mogelijke voor dergelijk onderzoek de VGO al vrijwillig te gebruiken.

In de nieuwe procedure voor lokale haalbaarheid speelt de Verklaring Geschiktheid Onderzoeksinstelling (VGO) een centrale rol. De VGO vervangt de huidige Onderzoeksverklaring (OV) en is van toepassing op al het WMO-plichtige onderzoek, dus ook niet-geneesmiddelen onderzoek. Aan de VGO is een nieuwe versie van het onderzoekscontract gekoppeld. Hierin is een clausule opgenomen dat de Raad van Bestuur (RvB) toestemming voor deelname aan het onderzoek geeft onder voorwaarde dat er goedkeuring van de toetsingscommissie moet zijn én dat er geen wijzigingen in het protocol zijn die effect hebben op de VGO.

De VGO bestaat uit twee delen:

• Deel A: verklaring (geen toestemming!) van de RvB dat de instelling en onderzoeker geschikt zijn om deel te nemen aan de studie, dit is onderdeel van het onderzoeksdossier.
• Deel B: bijlage voor iedere ondersteunende afdeling met benodigde informatie over extra protocollaire handelingen en welk budget daarvoor beschikbaar is.

De opdrachtgever/verrichter levert de VGO met daarbij een overzicht van verrichtingen, budget, CTA en datum van indiening. De lokale onderzoeker bespreekt de lokale haalbaarheid met de ondersteunende afdelingen. Afspraken worden vastgelegd in deel B van de VGO, die als basis dient voor de RvB voor ondertekening van deel A. De lokale onderzoeker stuurt het ondertekende deel A terug naar de opdrachtgever/verrichter, waarna het toetsingsproces gestart kan worden.

Via de VGO levert de verrichter van het onderzoek (zoals instituut van de hoofdonderzoeker/ onderzoeksgroep/ farmaceutisch bedrijf) op een uniforme manier belangrijke gegevens over het onderzoek aan de lokale hoofdonderzoekers, waarmee het deelnemende ziekenhuis gefaciliteerd wordt om de lokale haalbaarheidsprocedure sneller te kunnen doorlopen.

Samen met het protocol, is het met de informatie in Deel B van de VGO voor de lokale hoofdonderzoekers en hun research coördinatoren gemakkelijker om na te gaan of het uitvoeren van het onderzoek in hun instelling haalbaar is. Om deel B in te kunnen vullen, gaat de lokale onderzoeker in gesprek met de ondersteunende afdelingen over de uitvoering en budget. Deel B dient als informatiebron voor de RvB om deel A te kunnen ondertekenen: zonder ingevuld deel B, kan de RvB deel A niet ondertekenen en kan de instelling niet getoetst worden en (voorlopig) niet mee doen aan de studie.

Om de procedure van lokale haalbaarheid te versnellen, wordt gelijktijdig met de VGO het onderzoekscontract beoordeeld en getekend. Er is zowel voor onderzoekergeïnitieerd als bedrijfsgeïnitieerd onderzoek een standaard template beschikbaar. In het CTA is een clausule opgenomen dat de RvB toestemming voor deelname aan het onderzoek geeft onder voorwaarde dat er goedkeuring van de toetsingscommissie moet zijn én dat er geen wijzigingen in het protocol zijn die effect hebben op de VGO.

De verrichter van het onderzoek zal tijdens de periode van de toetsingsprocedure de start van de studie verder met de lokale onderzoekers voorbereiden zodat na goedkeuring van de toetsingscommisie spoedig een initiatie plaats kan vinden. Belangrijk blijft dat lokaal de documentatie en logistiek volledig op orde zijn voordat de eerste patiënt geïncludeerd kan worden.

Is jouw instelling al klaar voor de CTR en gebruik van de VGO? Als je als verrichter met een nieuwe studie gaat starten, grijp dan de mogelijkheid aan om dit volgens de nieuwe procedure met VGO te doen, voordat deze verplicht is voor het eind van 2021. De overgangsperiode geeft onderzoekers, maar ook organisaties zoals data-/trialcentra en DORP, de kans om voor te bereiden én in de praktijk te ervaren wat goed werkt en welke knelpunten er eventueel zijn om op te lossen. Zo kan het klinisch onderzoek voortgezet worden en ben je als verrichter optimaal voorbereid op het moment dat de CTR geïmplementeerd wordt.

Heb je als onderzoeker (met jouw data-/trialcentrum) in de rol als verrichter ondersteuning nodig bij het voorbereiden van een studie volgens de nieuwe procedure, of loop je ergens tegen aan, stuur dan een e-mail naar info@researchplatform-dorp.nl of doe direct een aanvraag via ons aanvraagformulier.

Ook ervaringen met het gebruik van de VGO of tips voor andere onderzoekers horen wij graag!

De implementatie van de CTR is gekoppeld aan de beschikbaarheid van een centraal Europees webportaal en database. Dit Clinical Trial Information System (CTIS) wordt geleverd door de European Medicines Agency (EMA). De CCMO adviseert als rapporteur op specifieke onderdelen van CTIS. Ook werkt de CCMO mee aan het tussendoor testen van het systeem.

In CTIS worden gegevens van geneesmiddelenonderzoek ingediend, vastgelegd en ontsloten. Ook het indienen van een studie voor medisch ethische toetsing vindt plaats via CTIS. In aanloop naar de CTR organiseert de EMA CTIS trainingen voor verschillende gebruikers:

• voor EU member states t.b.v. regelgevende en bevoegde instanties en METC’s
• voor sponsors:
  • farmaceutische industrie en Contract Research Organizations (CRO’s)
  • kleine tot middel grote ondernemingen en academie (investigator initiated trials)
  • eindgebruikers van alle sponsors, gericht op rolspecifieke functionaliteiten (bv. beheerder, voorbereider, indiener), pas in Q4 van 2021

Naast een CTIS demo zijn er trainingsmodules beschikbaar met eLearnings, quick guides, FAQ’s en video’s beschikbaar op de EMA website. Voor onderzoekers in de rol van sponsor-verrichter zijn de volgende modules zeer informatief:

Module 3: toegangsbeheer
Module 5: beheer en administratie van een klinische trial
Module 7: toekennen van gebruikersrollen
Module 10: aanmaken en indienen van een klinische trial
Voor juridische afdelingen van sponsor-organisaties wordt module 12 aangeraden over verantwoordelijkheden zoals gegevensbeschermimg.

Onder de CTR wordt het verplicht voor de sponsor/verrichter van een klinische trial om de onderzoeksgegevens en samenvatting met onderzoeksresultaten toegankelijk te maken voor het algemene publiek. Binnen 12 maanden na afronding van een klinische studie moet naast de wetenschappelijke samenvatting ook een lekensamenvatting van de resultaten van de studie geüpload worden in de EU web-omgeving CTIS.

Deze handleiding is te vinden op de Kennisbank van deze website.

Voor het maken van samenvattingen in lekentaal zijn inzicht en vaardigheid nodig in schrijven voor een algemeen publiek. Dat vraagt om een fundamenteel andere benadering dan bij het schrijven van een tekst voor een technisch of wetenschappelijk onderlegd publiek. DORP ontwikkelt een handleiding met advies en praktische overwegingen over de planning, ontwikkeling, vertaling en verspreiding van de lekensamenvatting.

Ook worden onderzoekers in de rol van verrichter gemotiveerd om de lekensamenvatting met onderzoeksresultaten op een andere manier, rechtstreeks met de deelnemende proefpersonen en/of via een medium dat toegankelijk is voor een breed publiek, te delen. Dit kan bijvoorbeeld via een bedankbrief voor proefpersonen, als blijk van waardering en erkenning van hun bijdrage.